Kommunpolitiker vill prissätta möten för att stoppa resursslöseri

Den moderate kommunpolitikern Elmer Eriksson i Umeå har fått nog av ineffektiva möten som inte leder någonstans. Han har nu lagt fram ett förslag som kan komma att skapa debatt om hur kommunala resurser används i möteskulturen.

– Det läcker pengar genom fingerspetsarna så att man skulle kunna ha en hink full varje dag, säger Eriksson som vill sätta en konkret prislapp på varje möte i kommunen.

Inspirationen till detta initiativ kommer från Huddinge kommun, där man nyligen genomförde ett liknande test. I Huddinge beräknade man kostnaden för varje mötesdeltagare till 550 kronor per timme, en schablonsumma baserad på tidrapporteringar från olika kommunala projekt.

Åtta medarbetare deltog i Huddinges tremånaderstest, och resultaten var övervägande positiva. Sju av de åtta deltagarna uppgav att prislappen på mötena gav dem något att tänka på. Hälften av testdeltagarna ändrade faktiskt sitt beteende – de började hålla kortare möten eller bjöd in färre personer.

Men försöket väckte också blandade känslor. Vissa deltagare upplevde stress och skuld när de behövde boka möten. En testperson uttryckte det träffande: ”Jag ser pengahögen som går åt till möten, men jag måste ha dem ändå.”

Malin Åkerström, professor vid Lunds universitet och expert på möteskultur, ser positivt på Erikssons förslag.

– Det är en jätterolig idé. Det har funnits företag som försökt korta möten genom att alla måste stå upp, men jag har inte sett någon räkna på kostnaden, säger Åkerström.

Hon påpekar att möten i dagens arbetsliv ofta fungerar som den enda samlingspunkten på jobbet. I takt med att allt fler organisationer avskaffar fasta kontorsplatser och inför flexibla arbetssätt har mötena blivit en viktig social samlingsplats när medarbetare antingen arbetar hemifrån eller sitter utspridda på olika platser.

Åkerström menar också att införandet av medbestämmandeförhandlingar och arbetsplatsträffar kan ha bidragit till att företag och organisationer idag håller fler möten än tidigare. Hon tillägger dock att det saknas vetenskapliga studier som bekräftar att antalet möten faktiskt har ökat över tid.

Den digitala utvecklingen verkar också ha påverkat hur vi förhåller oss till möten. Enligt Åkerström har distansmöten via digitala plattformar lett till att allt fler ”dubbeljobbar” – till exempel genom att svara på mejl samtidigt som de deltar i mötet.

– Det tyder på att man bjudit in många olika personer som inte berörs av alla punkter på agendan, förklarar hon.

Erikssons motion har ännu inte behandlats av Umeå kommun. Han har även lämnat in samma förslag till regionfullmäktige. Enligt Eriksson är första steget att kommunen eller regionen ska kartlägga hur mycket arbetstid som faktiskt läggs på möten.

– Jag vill inte ta bort möten som är viktiga för att komma framåt. Vi måste träffas och fatta beslut. Men många möten saknar struktur och det är frustrerande när man inte får tag på folk för att de sitter i möte hela dagen, säger han.

På frågan om det finns risk att färre möten bara skulle leda till fler långa mejlkonversationer i stället, är Eriksson övertygad om motsatsen.

– Nej, det tror jag inte. Vi ska ha möten men de som bokar dem behöver bli medvetna om kostnaden. Möten blir då effektivare och man kan lägga mer tid på andra arbetsuppgifter, avslutar han.

Förslaget kan ses som en del i en bredare diskussion om effektivisering inom offentlig sektor, där kommuner och regioner över hela landet brottas med ansträngda ekonomier och behov av att prioritera sina resurser. Om Erikssons förslag går igenom kan Umeå bli en föregångskommun i arbetet med att effektivisera möteskulturen i offentlig sektor.