Införandet av det nya journalsystemet Cosmic i nio svenska regioner har skapat omfattande problem inom vården, och medicinska sekreterare har drabbats särskilt hårt. Yrkesgruppen, som ansvarar för att dokumentera patientuppgifter och boka patientbesök, rapporterar om kraftigt ökad arbetsbelastning och stressnivåer sedan systembytet genomfördes.

Fackförbundet Vision, som organiserar medicinska sekreterare, genomförde en enkätundersökning bland sina regionanställda medlemmar under försommaren. Resultaten är alarmerande och visar på omfattande problem i vardagsarbetet. Hela 88 procent av de tillfrågade anser att deras arbetsbelastning har ökat sedan bytet av journalsystem, medan 83 procent uppger att de känner sig mer stressade efter övergången.

Undersökningen baseras på en webbenkät som skickades ut mellan den 27 maj och 9 juni till 2 593 personer i de nio Sussa-regionerna. Svarsfrekvensen var 43 procent, vilket innebär att 1 111 medicinska sekreterare delade med sig av sina erfarenheter. Resultaten pekar också på att 78 procent upplever att effektiviteten i arbetet har minskat, och hela 77 procent anser att patientsäkerheten har försämrats i mycket eller ganska hög grad.

Veronica Magnusson, ordförande för Vision, uttrycker oro över utvecklingen. Hon påpekar att något som borde vara ett framsteg istället upplevs som en kraftig försämring. Särskilt oroande är att problemen kvarstår mer än ett år efter införandet i flera av regionerna, vilket tyder på att det inte bara handlar om en tillfällig anpassningsperiod.

De nio regionerna inom Sussa-samarbetet började byta ut sina gamla journalsystem under hösten 2024. Region Blekinge var sist ut och införde Cosmic i november förra året. Sussa, som står för Strategisk utveckling av sjukvårdsstödjande applikationer, är ett samarbete mellan regionerna Blekinge, Dalarna, Halland, Gävleborg, Norrbotten, Sörmland, Västerbotten, Västernorrland och Örebro. Tillsammans gjorde de en gemensam upphandling av journalsystemet.

År 2018 vann det då svenskägda bolaget Cambio upphandlingen med sitt journalsystem Cosmic. Avtalet var värt 4,3 miljarder kronor och skulle modernisera vårdens digitala infrastruktur. Men i stället för förbättringar har implementeringen lett till betydande utmaningar i det dagliga arbetet.

Enligt Veronica Magnusson kan problemen inte bara förklaras med att de medicinska sekreterarna är ovana vid det nya systemet. Hon menar att Cosmic är mycket omständligare och långsammare att arbeta i jämfört med de journalsystem som användes tidigare. Detta bekräftas av fritextsvaren i enkäten, där medicinska sekreterare beskriver systemet som ”segt som sirap”, ”ett träsk vi sitter fast i” och ”en resa 25–30 år bakåt i tiden”. En person vittnar till och med om att ha brutit ihop på jobbet under införandet.

Det som är särskilt allvarligt är att nästan fyra av fem medicinska sekreterare som svarat på enkäten menar att införandet av Cosmic har lett till ökade patientsäkerhetsrisker. Detta är inte ett isolerat problem bland medicinska sekreterare. Även läkarkåren har vid ett flertal tillfällen larmat om säkerhetsbrister, och en genomgång från SVT:s Uppdrag Granskning visar att flera dödsfall kan kopplas till införandet av det nya systemet.

Anette Hägglund Sundin, operativ chef för Sussa-regionernas arbete med journalsystemet, bekräftar att problemen är kända. I ett mejlsvar till Dagens Nyheter skriver hon att det pågår ett arbete med att förbättra förutsättningarna för de medicinska sekreterarna. Hon framhåller att organisationen har stor respekt för att många medarbetare upplever att omställningen har varit krävande.

Hägglund Sundin betonar att medicinska sekreterare är en yrkesgrupp med stor yrkesstolthet och en stark strävan efter kvalitet. Därför har ett omfattande förbättringsarbete prioriterats där verksamheternas erfarenheter utgör en central utgångspunkt för utvecklingen. Men för många medicinska sekreterare känns löftena om förbättringar som för lite och för sent.

Situationen belyser de utmaningar som uppstår när stora digitala system implementeras i kritiska verksamheter som sjukvården. Trots omfattande planering och stora ekonomiska investeringar har övergången till Cosmic blivit en svår prövning för personalen. Frågan är nu hur regionerna ska hantera problemen och återställa förtroendet hos de yrkesgrupper som dagligen arbetar med systemet.